实践创新
信息管理学院青年志愿者协会管理制度
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第一章 活动制度

1、活动前,策划人须填写《信息管理学院学生活动申报表暨实施策划书》,按表格要求详细填写,文字稿交至学院学工组,电子稿由秘书处备份

2、活动后批准后,协会成员要本着积极负责的态度从事活动,各部门要求在各施其职的基础上加强合作,共同做好前期的准备工作,保证活动顺利开展,并及时向活动负责人或者会长汇报活动进程。

3、活动结束后,各部门认真做好总结工作,活动的所有文字及相关材料及时交到秘书处备案。

 

第二章 会议制度

一、常规例会

例会是我院青协会员、干部交流思想,协调工作的主要形式,为了进一步规范我院青年志愿者协会的工作,及时解决工作中出现的问题,提高工作效率,信息管理学院青年志愿者协会特制定以下例会制度:

1、全体会议每月召开一次(每两周召开一次),由主要负责人主持,总结本月(或本阶段)院青协整体工作(部长汇报阶段工作进展和完成工作状况),并研究布置下一阶段的工作;并讨论青协整体及各部门的重大事宜;

2、部门例会:各部可根据自身工作的需要召开本部成员会议,研究安排工作,时间每月至少一次,正常情况下每两周一次;(部门例会在每次全体例会后,根据需要各部长自行召开)

3、部长例会:各个部长每周召开一次部长例会,由青协负责人主持会议,讨论青协每周工作开展情况以及未来工作计划。

4、会员会议:到会成员为信息管理学院自愿注册中国青年志愿者的本院同学(协会内部成员的志愿者也需参加),每次召开的时间根据青协具体举办的活动时间来定,由所要开展的活动负责人主持会议,向志愿者阐述活动的具体事宜,并进行活动详细分工统计参与人员名单。

注:以上各类例会在必要时可临时召开。

二、会议纪律

信息管理学院青年志愿者协会各类会议的召开必须按照一定的程序,同时,需遵守以下会议纪律:

1、召开会议时,各应到会者不得无故迟到、缺席或早退,因故不能按时参加会议者,必须履行请假手续,提前向会议主要负责人请假;

2、召开会议时,各主要学生干部应提前进入会场,并在前排签到,未签到者视为缺席;

3、保持会议质量。会议期间,关闭手机和传呼机或调到震动档。不外出,不会客,不随便讲话。不得在会场内大声喧哗、交头接耳或做其他与会议无关的事情,否则视情节轻重做相应程度的违纪处分;开会迟到将会直接影响年底评优的成绩。

4、会议要有效率,会上相关负责人要对前期工作做出总结,并对下一步工作做出部署;在确定固定的例会时间后,各组的负责人应当提前一天准备好开会时所要讲的内容,并在例会开始前简要告诉会议的负责人所要讲的内容。

5、由专人(青协秘书部)负责考勤工作,并指定专人作好会议记录、备案;并及时向相关人员准确传达会议信息。

6、全体会议的会议内容须由专人记录(青协秘书部),并在当天晚上十二点之前整理发布到信管学子网。

7、全体会议倡导自由、温馨、负责的会议氛围,到会人员无论职位、年级都鼓励其积极发言,说出自己的想法,供全体成员商讨。

8、全体会议召开由各部门负责人通知本部的成员,部门负责人需保证每个人都收到通知,收到通知后,协会成员需及时给以能否到会的准确回复,以便统计人数。

 

第三章 财务报账制度

一、财务使用原则

1、在确保活动质量的前提下,对活动经费应认真预算,厉行节约,规范结帐。

2、青协的财物及固定资产属院分团委所有,必须珍惜使用,妥善保管。

二、经费管理

1、青协经费使用总原则: 以节约、高效、务实为原则,以最少的经费开支,办最有效的事情;

2、经费来源:学院分团委划拨;

3、申报程序:活动开始前由活动负责部门部长填写《信息管理学院学生活动申报表暨实施策划书》应说明资金详细使用情况, 所填《信息管理学院学生活动申报表暨实施策划书》提交学工组审批,予以批准后方可开展活动;

4、活动中严格控制经费使用,避免不必要的花费,以节约为原则,出现较大金额时需及时申请,各部长不得自行决定;

5、活动结束后,汇总帐目,结合外联经费,将差额部分申报;

6、严格控制在活动中不得出现较大的超支现象。

7、会内经费交由专人负责(青协秘书部成员),负责人应持有认真负责的态度,详细记录每笔费用的用途和金额,并在每月月末总结一份财务报表,汇总在青协办公部部长处。

 

第四章 奖惩制度

1、奖励包括:内部通报表扬、校团委表彰。处罚包括:内部通报批评、除名。

2、在青协会议或者活动中,无故缺席、迟到、早退累计超过三次者,通报批评,仍无改进者视为自动退会。

3、在活动中态度认真、对工作积极负责,且成绩突出的会员给予内部通报表扬,并将作为年终表彰推荐的参考和依据。

4、对工作提出具有创造性和建设性的意见和建议,并被协会采纳和应用,效果明显的会员给予内部通报表扬,也将作为年终表彰推荐的参考和依据。

 

第五章 各部门职能简介

一、秘书部

负责综合性的协调工作。

负责青协要事、大事的记录和编发大事记工作。

负责青协例会及各种会议的会议记录、会议纪要的整理;负责整理青协各类活动的策划、材料的整理;负责青协财产保管和使用记录;负责协会QQ群日常维护。

负责分办、协办青协的其他工作。

二、项目部

主要负责志愿服务项目的策划和组织工作,除了一些每年常规性的活动(如军训服装回收)和校青协组织的志愿活动外,最主要的任务是策划和开展一些符合我院实际、体现我院特色的志愿服务活动。

三、外联部

主要负责协会与校级青协、各院青协、与外部之间的联络。

四、宣传部

主要负责青协各种活动的宣传,日常事务包括画海报、宣讲、写稿、向信管学子网上投稿、拍照,以及作为青协人都有责任的构思青协活动的创意以及提出部门及整体建设的建议,同时负责信管青协在校内上主页的更新维护。

五、班级联系人

全院注册志愿者按班级分成不同的志愿小分队,每班设青协班级联系人一名,由青协成员担任,各自分管自己所在班级的志愿小分队。班级联系人的设立主要是为了加强院青协与各班志愿者之间的联系,更广泛地发动信息管理学院的青年志愿者。

 

 

信管院青年志愿者协会

2010116